(VI) Prozessautomation: Vereinfachung ist Fortschritt

Ein weiterer erfolgreicher Anwendungsfall in der Prozessautomation! Es handelt sich um die „Rechnungsstellung für den Vorlagenservice“, der zweimal im Jahr bei CIB stattfindet.

Zweimal pro Jahr werden 60 bis 70 Rechnungen für den Vorlagenservice verschickt. Diese Rechnungen werden als ZUGFeRD-Rechnungen per markUp erstellt, in doXima abgelegt und automatisch aus doXima in CIB plan&forecast importiert. Der durch den Import nach CIB plan&forecast geänderte Bearbeitungszustand wird als Statusänderung am Dokument im Archiv protokolliert. Schließlich erhält der Kunde die Rechnung per Mail mit einem Link auf doXisafe.

Wie funktionierte es bis jetzt?

Die Rechnungen wurden bis jetzt komplett manuell in Word erstellt (auf Basis bestehender Rechnungen), manuell in doXima archiviert und in doXisafe hochgeladen. Die Mail wurde ebenso manuell erstellt, der zugehörige Link zur Rechnung in doXisafe eingefügt und verschickt. Der bisherige Aufwand pro Rechnung betrug ca. 12 Minuten. Die Gesamtdauer für die Erstellung der Rechnungen für das vergangene 1. Halbjahr 2018 betrug 12 Stunden.

Wie wird es ab jetzt gemacht?

Die Generierung der Rechnungen erfolgt nun als hochdynamischer Serienbrief über CIB coSys. Der Dokumentersteller lädt die Nutzdaten (u.a. Adressdaten wie Firma und Ansprechpartner, Anzahl der Stunden pro Rechnung, Art des Vorlagenservices, …) per CSV auf CIB webdesk hoch und startet den Vorgang über den Klick auf eine Schaltfläche. Der Rest (Dokumenterzeugung der ZUGFeRD-konformen Rechnungen, Ablage an der richtigen Stelle im Archiv beim jeweiligen Kunden, hochladen auf doXisafe pro Rechnung, Generierung einer dynamischen E-Mail pro Kunde mit Link auf die Rechnung mit persönlicher Anrede in doXisafe, Versand der Mail) passiert vollautomatisch im Hintergrund. Die CSV ändert sich von Halbjahr zu Halbjahr nur noch in Bezug auf neu hinzugekommene Verträge und die tatsächlich abzurechnenden Stunden. Der jetzige Aufwand pro Rechnung beträgt 5,5 Minuten – das bedeutet 55 % Zeitersparnis!

Was ist geplant?

Da der Versand bei diesem ersten Durchlauf noch etwas mehr Vorbereitungszeit mit sich brachte (initiale Erstellung der CSV, Tests), werden wir die benötigte Zeit pro Rechnung beim nächsten Durchlauf in 6 Monaten auf ca. 1,5 bis 2 Minuten reduzieren können. Das sind 85 % Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Erstellung. Oder: statt 24 Stunden (3 volle Arbeitstage) brauchen wir dann nur noch ca. 3,5 Stunden.

 

Let´s CIB! 🙂

 

 

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